Manage je focus

Manage je focus

Als ondernemer heb je een creatief brein vol met fantastische ideeën. Je bedenkt een geweldig nieuw idee of project en je wilt het gelijk uitvoeren. Op een gegeven moment is het nieuwe er vanaf, de aandacht verslapt, er komt weer een nieuw idee voorbij en plotseling ben je met diverse projecten tegelijk bezig die je niet af kan maken en laat je een spoor van onafgemaakte taken achter. Het wordt een chaos. Herkenbaar?

De oplossing is simpel.. Één ding tegelijk doen. Makkelijk gezegd, maar hoe voorkom je nou dat je afgeleid wordt, zodat je ook daadwerkelijk met één ding tegelijk bezig kunt zijn?

Belangrijk is bij jezelf te onderzoeken waar de afleiding vandaan komt. Het heeft meestal een beetje met focus te maken. Het oude project voelt niet uitdagend genoeg meer maar meestal is het verlies van focus en doel. Je doel te groot maken kan soms ook afschrikken en je ‘verlammen’.  Je weet eigenlijk niet meer goed waar je moet beginnen dus schuif je het maar voor je uit of verzin je iets anders. Ik zeg dan altijd: ‘hoe eet je een olifant?’

… hapje voor hapje…

Maak subdoelen. Zo wordt het behapbaar en lijkt het doel minder groot. Wat op zo’n moment vaak goed helpt is dus je planning opnieuw uitzetten van je project. (Her)formuleer je doel nogmaals en je subdoelen, maak ze smart, zet dit uit in tijd en schrijf ze in je agenda. Je verscherpt je focus op je oorspronkelijke doel. Op ditzelfde moment kun je ook even terugkijken naar welke eerder gestelde doelen je allemaal al hebt behaald. Dit geeft weer even positieve energie.

Op het moment dat je oorspronkelijke doel hebt opgedeeld en je weer overzicht hebt, kan je soms kijken of je je nieuwe fantastische plan erin kan verwerken. Misschien kun je je oude doel en nieuwe doel aan elkaar koppelen? Als dit niet het geval is dan moet je prioriteiten stellen. Een dag duurt immers maar 24 uur en je kan nou eenmaal niet alles tegelijk doen, hoe jammer dat ook is.

Hoe ga je als ondernemer om met teleurstelling

Hoe ga je als ondernemer om met teleurstelling

Naar aanleiding van een probleem wat naar voren kwam in een recente Mastermind Meeting, wil ik het met jullie hebben over teleurstelling. Als ondernemer en als mens zul je het ongetwijfeld wel eens meemaken dat je teleurgesteld raakt in iets of iemand. Of zij in jou. Een klant die ontevreden is met jouw product, een opdrachtgever die jou niet of te laat betaalt, een werknemer die zijn of haar werk niet snel of secuur genoeg afmaakt. Herkenbaar?

In bovenstaande voorbeelden wordt de oorzaak van de teleurstelling toegeschreven aan het gedrag of de competentie van een ander. Indien je dit uitspreekt naar de andere partij (de opdrachtgever, de klant, de werknemer etc.) dan kan het zijn dat zij zich aangevallen voelen en zij zullen zichzelf dan vaak gaan verdedigen. Jij voelt je niet begrepen of niet serieus genomen en een conflict is dan snel geboren. Dit is gelukkig deels te voorkomen.

Teleurstelling begint bij de constatering dat iets niet gaat zoals we hadden verwacht. En dat is precies de spijker op zijn kop. Je verwacht iets van iemand. Zonder verwachtingen kun je niet teleurgesteld raken. Nu zou je denken dat uitspreken wat je van iemand verwacht de oplossing is. Dat klopt deels. Het is sowieso goed om eens te onderzoeken waarom je teleurgesteld bent. Wat waren je verwachtingen van de andere persoon? Het je dit überhaupt gecommuniceerd? HOE heb je dit gecommuniceerd?

Als jij iets aan iemand uitlegt, bijvoorbeeld hoe je wilt dat je werknemer een opdracht doet, dan zie jij dit vanuit jouw referentiekader. Jij ziet in je hoofd voor je hoe je het precies wilt hebben. Maar waar gecommuniceerd wordt is altijd ruis. Jij kiest bepaalde woorden om uit te leggen wat je wilt maar de ander (bijvoorbeeld de werknemer in dit geval) krijgt deze woorden binnen via zijn/haar eigen referentiekader. De werknemer heeft misschien een heel ander beeld bij deze woorden. Als ik jou vraag het woord ‘trui’ te beschrijven dan zal je dat waarschijnlijk op een heel andere manier doen dan ik. Dit komt omdat wij de trui vanuit een ander referentiekader zien. Je referentiekader wordt gevormd door alle regels, normen, waarden en ervaringen die je in je leven op hebt gedaan. Als jouw lievelingstrui een zwarte, wollen trui is dan zal jij de trui in dit verhaal misschien wel als zwart en wollig beschrijven. Terwijl ik bijvoorbeeld gek ben op fleecetruien met felle kleuren omdat ik die als kind altijd droeg. Dezelfde trui krijgt zo een andere beschrijving.

Je kan dus nooit jouw verwachtingen 100% duidelijk aan iemand anders communiceren, al doe je nog zo goed je best. Doordat je dit nu weet kun je misschien wel anders met teleurstelling omgaan. Onderzoek waar de teleurstelling vandaan komt en stel je plan en communicatie bij. Dit voorkomt hopelijk onnodige conflicten en dat de betrokken partijen het zich persoonlijk aantrekken.

Vertel me eens over jouw laatste teleurstelling. Heb je dit onderzocht? Is het daardoor nu meer helder geworden voor je?

10 praktische tips voor de ondernemer die snel is afgeleid

10 praktische tips voor de ondernemer die snel is afgeleid

Ben jij snel afgeleid en heb je vaak aan het einde van de dag nog niet eens de helft van je to do list afgewerkt? Dat kun je als ondernemer natuurlijk niet gebruiken. Dan wil je zo efficiënt mogelijk werken. Deze blog bevat diverse tips die ik in onze Coworking Space van andere ondernemers heb gehoord. Doe er je voordeel mee!

Niet alle tips zullen op jou van toepassing zijn want het ligt er onder anderen ook aan waar je werkt. Maar je kan er uit halen wat je nodig hebt om structuur en focus te houden. Om te beginnen is het belangrijk om bewust na te gaan welke prikkels uit je omgeving jou afleiden. Probeer hier eens op te letten want dit geeft je heel veel informatie en hier kun je op anticiperen. Is het geluid? Rommel? Mensen om je heen? Je telefoon? Een idee wat in je hoofd op komt die je vervolgens meteen gaat uitvoeren?

Voor dat laatste is er vanuit de gedragstherapie de techniek van stop-denken-doen ontwikkeld. Dit is gelijk de eerste tip. Deze techniek is vrij simpel en toepasbaar in alle situaties. Op het moment dat je opmerkt dat je afgeleid bent doorloop dan de volgende stappen:
Zet altijd eerst even de situatie stop. Dus stop met handelen.

Denk even na en neem afstand van de situatie:
Wat was ik aan het doen?
Wat heeft nu prioriteit?
Wat vind ik hiervan?
Wat wil ik hiermee?
Kom daarna pas in actie.

Deze oefening komt in eerste instantie zeer gekunsteld over, maar iedereen kan het leren en het is gemakkelijk toepasbaar. Het is een kwestie van eraan denken en oefenen. Zodra je het vaker doet gaat het steeds makkelijker.

Verdere tips om afleiding te voorkomen of aan te pakken:
-Zorg voor zo min mogelijk geluiden om je heen: ramen dicht, tv of radio uit. Of je moet je eigen juist goed kunnen concentreren met muziek aan, dan zou ik de radio aanzetten. Niet de tv want bewegend beeld trekt gelijk je aandacht.
-Doe andere tabbladen op je computer dicht en zet je telefoon uit of op stil. Een handige app die je hiervoor kan gebruiken is Self Control App. Je kan hiermee sites voor een bepaalde tijd blokkeren die je afleiden (bijv. facebook, twitter, instagram).
– Ruim je werkplek op zodat je geen afleiding kan hebben van alle spullen om je heen. Je kunt je dan tijdens het werken ook niet laten verleiden tot opruimen om je werk even te vermijden.
– Begin niet vermoeid aan een klus. Deze is tricky want meestal ben je vermoeid op het moment dat je het druk hebt en de klus dus zo snel mogelijk af moet. Maar even rusten voordat je aan de slag gaat is dan extra waardevol. Als je vermoeid begint heb je geen focus en is de kans groot dat je je werk niet optimaal afrondt wordt en dat is zonde.
– Bereid je werk voor. Zet alles klaar wat je nodig hebt en maak desnoods een stappenplan. Je werk lijkt minder groot en het wordt makkelijker om te starten.
– Vertel anderen in je omgeving (familie, collega’s) desnoods wat je gaat doen en vraag ze om je niet te storen.
– Bedenk hoeveel tijd je aan je klus wilt gaan besteden en zet een timer. Je kan dan niet onnodig lang doorgaan.
– Plan korte pauzes in om je weer te verscherpen. Ik weet van mijzelf dat ik mij maximaal een half uur op een taak kan concentreren dus elk half uur neem ik even pauze om wat drinken te pakken, naar de wc te gaan, om gewoon even voor mij uit te kijken, of iets anders.
– Leg een kladblok of mooi schrift of notitieblok naast je. Alle opborrelende gedachten of dingen die je ECHT niet mag vergeten, kun je dan even opschrijven. Het is dan uit je hoofd en je kan je weer op je werk concentreren. Na afloop van je werk kun je deze punten dan even opnieuw lezen en checken of je hier wel of niet wat mee moet. Vervolgens kun je ze in je takenlijstje verwerken.
– Zorg ook dat je je doel of taak van te voren SMART hebt geformuleerd. Je bakent je werk af en weet dan ook precies of je klaar bent aan het einde van je gestelde tijd. ‘Content schrijven voor op social media’ is bijvoorbeeld geen goed doel. Het is te vaag en je kan er eindeloos mee doorgaan. Je doel is dus nooit klaar. Dit is niet motiverend om aan te beginnen en je kan ook nooit je doel afvinken als het klaar is. Schrijf onderwerpen op waarover je content wilt schrijven en zet ze op volgorde. Dit zijn kleine stapjes en het maakt het een stuk overzichtelijker.

Ik lees dit lijstje regelmatig door en probeer af en toe wat anders uit. Zo slijt ik bepaalde gewoontes (bijvoorbeeld het regelmatig pauzeren) eerst in voor ik wat nieuws probeer en zo optimaliseer ik mijn focus. Hoe pak jij dit aan? Laat het me weten!