Ben jij snel afgeleid en heb je vaak aan het einde van de dag nog niet eens de helft van je to do list afgewerkt? Dat kun je als ondernemer natuurlijk niet gebruiken. Dan wil je zo efficiënt mogelijk werken. Deze blog bevat diverse tips die ik in onze Coworking Space van andere ondernemers heb gehoord. Doe er je voordeel mee!
Niet alle tips zullen op jou van toepassing zijn want het ligt er onder anderen ook aan waar je werkt. Maar je kan er uit halen wat je nodig hebt om structuur en focus te houden. Om te beginnen is het belangrijk om bewust na te gaan welke prikkels uit je omgeving jou afleiden. Probeer hier eens op te letten want dit geeft je heel veel informatie en hier kun je op anticiperen. Is het geluid? Rommel? Mensen om je heen? Je telefoon? Een idee wat in je hoofd op komt die je vervolgens meteen gaat uitvoeren?
Voor dat laatste is er vanuit de gedragstherapie de techniek van stop-denken-doen ontwikkeld. Dit is gelijk de eerste tip. Deze techniek is vrij simpel en toepasbaar in alle situaties. Op het moment dat je opmerkt dat je afgeleid bent doorloop dan de volgende stappen:
Zet altijd eerst even de situatie stop. Dus stop met handelen.
Denk even na en neem afstand van de situatie:
Wat was ik aan het doen?
Wat heeft nu prioriteit?
Wat vind ik hiervan?
Wat wil ik hiermee?
Kom daarna pas in actie.
Deze oefening komt in eerste instantie zeer gekunsteld over, maar iedereen kan het leren en het is gemakkelijk toepasbaar. Het is een kwestie van eraan denken en oefenen. Zodra je het vaker doet gaat het steeds makkelijker.
Verdere tips om afleiding te voorkomen of aan te pakken:
-Zorg voor zo min mogelijk geluiden om je heen: ramen dicht, tv of radio uit. Of je moet je eigen juist goed kunnen concentreren met muziek aan, dan zou ik de radio aanzetten. Niet de tv want bewegend beeld trekt gelijk je aandacht.
-Doe andere tabbladen op je computer dicht en zet je telefoon uit of op stil. Een handige app die je hiervoor kan gebruiken is Self Control App. Je kan hiermee sites voor een bepaalde tijd blokkeren die je afleiden (bijv. facebook, twitter, instagram).
– Ruim je werkplek op zodat je geen afleiding kan hebben van alle spullen om je heen. Je kunt je dan tijdens het werken ook niet laten verleiden tot opruimen om je werk even te vermijden.
– Begin niet vermoeid aan een klus. Deze is tricky want meestal ben je vermoeid op het moment dat je het druk hebt en de klus dus zo snel mogelijk af moet. Maar even rusten voordat je aan de slag gaat is dan extra waardevol. Als je vermoeid begint heb je geen focus en is de kans groot dat je je werk niet optimaal afrondt wordt en dat is zonde.
– Bereid je werk voor. Zet alles klaar wat je nodig hebt en maak desnoods een stappenplan. Je werk lijkt minder groot en het wordt makkelijker om te starten.
– Vertel anderen in je omgeving (familie, collega’s) desnoods wat je gaat doen en vraag ze om je niet te storen.
– Bedenk hoeveel tijd je aan je klus wilt gaan besteden en zet een timer. Je kan dan niet onnodig lang doorgaan.
– Plan korte pauzes in om je weer te verscherpen. Ik weet van mijzelf dat ik mij maximaal een half uur op een taak kan concentreren dus elk half uur neem ik even pauze om wat drinken te pakken, naar de wc te gaan, om gewoon even voor mij uit te kijken, of iets anders.
– Leg een kladblok of mooi schrift of notitieblok naast je. Alle opborrelende gedachten of dingen die je ECHT niet mag vergeten, kun je dan even opschrijven. Het is dan uit je hoofd en je kan je weer op je werk concentreren. Na afloop van je werk kun je deze punten dan even opnieuw lezen en checken of je hier wel of niet wat mee moet. Vervolgens kun je ze in je takenlijstje verwerken.
– Zorg ook dat je je doel of taak van te voren SMART hebt geformuleerd. Je bakent je werk af en weet dan ook precies of je klaar bent aan het einde van je gestelde tijd. ‘Content schrijven voor op social media’ is bijvoorbeeld geen goed doel. Het is te vaag en je kan er eindeloos mee doorgaan. Je doel is dus nooit klaar. Dit is niet motiverend om aan te beginnen en je kan ook nooit je doel afvinken als het klaar is. Schrijf onderwerpen op waarover je content wilt schrijven en zet ze op volgorde. Dit zijn kleine stapjes en het maakt het een stuk overzichtelijker.
Ik lees dit lijstje regelmatig door en probeer af en toe wat anders uit. Zo slijt ik bepaalde gewoontes (bijvoorbeeld het regelmatig pauzeren) eerst in voor ik wat nieuws probeer en zo optimaliseer ik mijn focus. Hoe pak jij dit aan? Laat het me weten!